電話会議の技術

はじめに

コロナウィルスの件をきっかけに、多くの方が新たにリモートワークを実施しているのではないでしょうか。この世の中がバタバタしているときに私達にも何かできることはないかと思い、本ドキュメントを作成します。

私達は2017年に「出社」をやめ本格的にリモートワークを導入しました。
リモートワークを効果的に行えるツールや、その運用方法を常に試行錯誤をしてきました。本ドキュメントでは電話会議を効果的に行う方法をご紹介します。特にアイディアを一緒に考えるときに良いと思います。

テレビ会議と電話会議

仮に、実際に会って話をするときの人同士の向き(方向)で、テレビ会議か電話会議かどちらかを使うべきなのか判断できます。

対面する場合

初対面の場合や、大事な話をするとき、謝るなど誠意を伝えたいときは、テレビ会議が向いています。表情や服装など言葉以外の部分に気を配らなくてはならない分、丁寧な感じがするのだと思います。

並行する場合

アイディアを一緒に考えるとき、文章を校正するとき等、特定の課題を解決するときには電話会議が向いています。このときに必要なのは、共通の資料です。実際に人間が並行して話しているときは、同じものを見ていることが多いです。日常ではそれが川だったりテレビだったり、仕事ではホワイトボードだったりします。

電話会議のスタイル

音声をつなぎっぱなしにして、共通の資料をリアルタイムに編集します。
ホワイトボードの前にマーカーを持っているような環境を想像してみてください。これをネット上に作り出そうとしています。



人数は経験上2名が最適です。3名以上だと極端に発言が減る参加者が出てしまいます。

ツール紹介

参加者が同じツールを使うことは、
発言権を平等にする意味があり極めて重要です。

サービス

すべてWEBサービスで、無料で使用できます。

ツール名 用途
Slack
音声電話
Google Hangout
音声電話, PC画面共有
JamBoard 描画同時編集
Google Document
文章共同編集


ヘッドフォンマイク

音声が明瞭に聞き取れるようにしましょう。

デジタル用のペン

JabBoardを効果的に使うにはペンツールが必要です。

iPad + Apple Pencil、Surface Pro + 付属ペンを使っています。
Web版も便利ですが、アプリ版の機能が充実しています。

目的別のノウハウ

アイディア出し

  • 例:画面のレイアウトを考える
  • ツール:JamBoard, Slack
  • 運用:絵を共同で書きながらアイディアを出す

文章の作成

  • 例:商品紹介の文章(400字)をまとめる
  • ツール:Google Document, Slack
  • 運用:議論しながら文章をリアルタイムに編集する

PCの操作を教える 

  • 例:ソフトウェアの操作方法を教える
  • ツール:Google Hangout
  • 運用:教える側は、画面を共有して一連の操作を紹介する。次に覚える側の画面を共有して一連の操作をしてもらい必要があればアドバイスする。

電話会議の限界

数年間リモートワークを主にしてきましたが、一方で集まったほうが良い場面もありました。

大量の企画をまとめる

数人で一定時間(数週間以上)同じ場所でアイディアをまとめ続ける作業です。なかなかアイディアが出ない時間も共にし、苦労を一緒に体験することで、徐々にメンバー間のシンクロ度が上がりアイディアの連鎖反応のようなことが起きることがありました。

大人数のブレスト

電話会議は原則2人なので、広くアイディアを集められる大人数のブレストは実際に会って行ったほうが良いでしょう。

テストプレイ

ボードゲームのような複数人で遊ぶゲームを作っているときは、一緒に遊んでくれる人が必要です。人がどこで楽しいと感じたのか、また不満に感じたのかは、実際の表情と雰囲気をよく見る必要があります。経験上、事後アンケートはあまり意味はなく、実施中の観察が大切だと感じています。

レビュー会

開発中のビデオゲームのレビュー会も実際にやったほうが良さそうです。まず自分の製品をレビューすることは、なぜか1人ではなかなか気が進みません。次にビデオゲームは、滑らかで遅延のない画面共有が必要なので、無理に設備を整えるよりも実際に一緒にやってしまったほうが手っ取り早いのです。